利用EXCEL做成绩快速统计—要“详”要“略”随心所欲

减小字体 增大字体

    成绩处理是学校中经常要做的一项工作。这里介绍一种方法，它除了能对全年级的成绩进行总分、平均分、最高分、最低分等各项目的统计之外，还可同时完成各班各学科的同种项目的统计，并且要“详”要“略”随心所欲，这就是Excel软件中的“分类汇总”命令。以图1所示的各数据为例，具体步骤如下：


图1

    1.以班别为依据进行排序（这一步是必须的）：单击数据区域中任一单元格，单击“数据→排序”，出现“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选中“班别”项，单击[确定]按钮。


图2

    2.统计各班各学科平均分：单击数据区域中任一单元格，单击“数据→分类汇总”，出现“分类汇总”对话框，如图2所示。在“分类字段”下拉列表框中选中“班别”项，在“汇总方式”下拉列表框中选中“均值”项，在“选定汇总项（可多个）”下拉列表框中选中“语文”、“数学”、“英语”、“物理”、“化学”等项，单击[确定]按钮，得到各班各学科和全年级各学科的平均分。如图3所示。


图3

    这是个明细表，若只显示各班的总体数据，只需分别单击“行号”左边部分的“隐藏明细数据”按钮（图3中圆圈标明处的[-]号按钮），就得到各班各科平均分的直观对比图，如图4所示。若要还原成详细的，也只要分别单击图4中的“显示明细数据”按钮（即[+]号按钮）即可。


图4

    若要恢复统计之前的数据显示状态，只需在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。    至于统计各班各科总分、最大值、最小值，只是在“分类汇总”对话框中的“汇总方式”下拉列表框中分别选中“求和”、“最大值”、“最小值”即可，其他操作步骤同上。