巧用Word“版本”功能

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撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！

　　解决这个问题的关键就是Word 2000/XP的“版本”功能，打开Word 2000/XP的“文件”菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。



　　提示：Word 2000/XP采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。

　　以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完成保存。



　　继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输入“第二稿”、“第三稿”。

　　当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击 “打开”按钮即可。



　　如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用“版本”功能。由于Word 2000/XP仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间哦！

　　技巧：在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框，再单击“关闭”，这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。