用Excel巧做电子计分册

    建立电子计分册

    要建立各班各科的成绩计分册，首先应该与教务处以及校园网的网管联系，取得学生的学籍数据备用。如果没有，那就只有“自己动手，丰衣足食”了，呵呵。

图1

    1、建立工作表组

    打开Excel，新建一“学生成绩处理”工作簿，根据开设的学科数量N插入N+1张工作表，并分别命名为“语文”、“数学”、“英语”等科目表和“总分表”，同时选中所有工作表，形成一个工作表组。然后打开学生学籍表，从学籍表中分别复制“学号”和“姓名”数据到A、B两列，在名次列（D2）输入计算公式：“=RANK(H2,(C:C,H:H))”，拖动D2单元格的填充柄至最后一行，其他各列按照图1进行设计。最后，单击“总分”工作表，将表头中的“成绩”改为“总分”，然后在总分栏C2单元格输入“=SUM(语文:英语!C2)”，拖动C2单元格的填充柄向下填充至最后一行。

    2、页面设置

    选择“文件→页面设置”，根据打印要求，设置好页面大小和文字的格式。为了使打印时每页都有一个表头，同时下方注明页号，选取“页眉/页脚”标签，首先设置“页眉”如图2所示：在“左（L）”框中输入两次回车后，输入“科目：”（注意其后的“&&[标签名]”不能直接由键盘输入，而应该点击上方的最后一个按钮），然后在“中(C)”框中输入表头（显示不下的自动换行）内容。全选此框中所有文字，点击上方的第一个按钮，设置表头的字体、字号等。这样，所打印出来的计分册已经包含了这些格式信息，无需重复进行设置。右框中的文字按原样输入即可，对于页脚的设计，只需在每页的下部中央处插入页号。

图2

    最后来设置页边距，这一项很重要，因为在页眉处设计有三行文字，因此需要将上边距加大一些，否则就可能导致页眉与正文打印时互相重合。我们可以在打印预览窗口中（如图3）拖动相应的虚线至合适位置即可。同时，为了使打印效果美观，还可以设置打印时水平居中，方法是：在图3中，点击“页边距”，复选其中的“水平居中”即可。

    小提示：不要复选“垂直居中”，因为最后一页可能不能打印一整页。

图3

    共享工作簿

    计分册的基本制作已经完毕，待考试结束之后，各任课教师只需将本学科的学生成绩如实录入到计分册中，总分、名次等统计工作都会自动完成了。可这张计分册怎样让各任课教师看到并使用呢？那就靠我们的校园网了，考虑到数据的安全性（各任课教师不能随意修改其他任课教师的成绩），我们可以给每个工作表设置一个密码，再把工作簿设置为“共享”。

    1、设置/取消密码

    单击“语文”工作表标签，选中“语文”工作表，单击“工具”菜单，选择“保护……→保护工作表”，输入密码后确定。依次选中其他各科的工作表，如法炮制。

    2、共享工作簿

    单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”，在出现的“共享工作簿”窗口中，复选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”，[确定]即可。如果想给共享后的工作簿也设置一个保护密码，可单击“工具”菜单，选择“保护……→保护并共享工作簿”，复选“以追踪修订方式共享”，并设置密码即可。